صبح با یک فهرست بلند از کارها شروع می‌کنید. ایمیل‌ها، تماس‌ها، جلسات، پیام‌های مشتریان، شبکه‌های اجتماعی، پروژه‌ها، حسابداری، برنامه‌ریزی و ده‌ها کار دیگر.
ظهر می‌شود و هنوز بخش زیادی از لیست انجام نشده است. شب هم احساس می‌کنید تمام روز مشغول بوده‌اید، اما وقتی به نتیجه نگاه می‌کنید، از خودتان می‌پرسید:
این یکی از مشکلات رایج کارآفرینان است. مسئله همیشه کمبود زمان نیست.
گاهی مشکل این است که زمان خود را صرف کارهای اشتباه می‌کنیم.
مدیریت زمان واقعی به این معنی نیست که هر دقیقه روز را پر کنیم. هدف این است که زمان محدود خود را روی کارهایی بگذاریم که بیشترین تأثیر را روی زندگی و کسب‌وکارمان دارند.
اولویت‌بندی مهم‌تر از برنامه‌ریزی است
ممکن است یک برنامه روزانه فوق‌العاده داشته باشید، اما اگر کارهای اشتباهی را در آن قرار داده باشید، برنامه شما کمکی نمی‌کند.
قبل از اینکه تقویم خود را پر کنید، از خودتان بپرسید:
مثلاً پاسخ دادن به ۳۰ ایمیل، تماس با سه مشتری مهم، بهبود صفحه فروش، یک جلسه غیرضروری یا برنامه‌ریزی استراتژی ماه آینده، همگی زمان می‌برند؛ اما ارزش آن‌ها یکسان نیست.
اول اهمیت را مشخص کنید، بعد زمان را اختصاص دهید.
قانون سه کار مهم را امتحان کنید
یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای افزایش تمرکز این است که هر روز فقط سه کار اصلی مشخص کنید.
صبح از خودتان بپرسید:
برای مثال:
- تکمیل پیشنهاد برای مشتری اصلی
- نوشتن صفحه خدمات جدید
- جلسه با تیم فروش
اگر همین سه کار انجام شوند، روز موفقی داشته‌اید. کارهای کوچک‌تر را می‌توان بعد از آن انجام داد.
همه کارها را هم‌زمان انجام ندهید
یکی از بزرگ‌ترین دشمنان بهره‌وری، چندوظیفگی است.
ممکن است فکر کنید: «هم‌زمان ایمیل‌ها را جواب می‌دهم و مقاله هم می‌نویسم.» اما مغز شما مرتب بین کارها جابه‌جا می‌شود.
به جای آن، کارها را دسته‌بندی کنید.
زمان‌های طلایی خودتان را پیدا کنید
همه افراد در یک ساعت از روز عملکرد یکسانی ندارند. برخی صبح‌ها بیشترین تمرکز را دارند، برخی بعدازظهر و برخی شب.
ببینید چه زمانی بیشترین انرژی ذهنی را دارید. سپس مهم‌ترین کارها را در همان زمان قرار دهید.
اگر صبح بهترین تمرکز را دارید، آن را صرف کارهای کم‌اهمیت مثل چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی نکنید.
PROTECT YOUR
ATTENTION.
کار عمیق را وارد برنامه کنید
«کار عمیق» یعنی مدتی مشخص بدون حواس‌پرتی روی یک کار مهم تمرکز کنید.
برای فعالیت‌هایی مانند:
- نوشتن مقاله
- طراحی استراتژی
- برنامه‌ریزی
- تحلیل داده
- طراحی محصول
- حل یک مسئله مهم
در این مدت اعلان‌ها را خاموش کنید. یک کار را انتخاب کنید و فقط همان را انجام دهید.
گاهی ۹۰ دقیقه تمرکز واقعی بیشتر از چند ساعت کار پراکنده نتیجه می‌دهد.
جلسات را مدیریت کنید
جلسه‌های زیاد می‌توانند بخش بزرگی از زمان کارآفرین را مصرف کنند.
اگر پاسخ مثبت است:
- هدف جلسه را مشخص کنید.
- افراد ضروری را دعوت کنید.
- زمان مشخص داشته باشید.
- نتیجه مورد انتظار را تعیین کنید.
جلسه‌ای که هدف مشخص ندارد، به‌راحتی تبدیل به گفت‌وگوی طولانی می‌شود.
ایمیل و پیام‌ها را دائماً چک نکنید
یکی از عادت‌های مخرب این است که هر چند دقیقه یک‌بار:
هر بار که تمرکز خود را قطع می‌کنید، برگشتن به کار اصلی زمان می‌برد.
به جای بررسی دائمی، زمان‌های مشخصی تعیین کنید:
در باقی ساعات، روی کار اصلی تمرکز کنید.
کارها را دسته‌بندی کنید
به جای اینکه هر کار را جداگانه انجام دهید، کارهای مشابه را کنار هم قرار دهید.
چند محتوا را در یک بازه آماده کنید.
پاسخ به ایمیل‌ها در یک زمان مشخص.
تماس‌های کاری را پشت سر هم انجام دهید.
این روش باعث می‌شود زمان کمتری صرف جابه‌جایی ذهنی بین وظایف شود.
یاد بگیرید «نه» بگویید
این شاید یکی از سخت‌ترین مهارت‌های کارآفرینی باشد.
هر فرصت، فرصت مناسبی نیست. هر جلسه ضروری نیست. هر پروژه ارزش پذیرش ندارد. هر درخواست مشتری را نمی‌توان پذیرفت.
اگر جواب منفی است، شاید باید آن را رد کنید، واگذار کنید یا به زمان دیگری منتقل کنید.
کارهای قابل واگذاری را واگذار کنید
اگر قرار است همه کارها را خودتان انجام دهید، رشد کسب‌وکار سخت می‌شود.
اگر پاسخ «نه» است، شاید زمان واگذاری آن رسیده باشد.
- ورود اطلاعات
- طراحی‌های ساده
- پاسخ‌های تکراری
- کارهای اداری
- تنظیم جلسات
- بخشی از تولید محتوا
کارآفرین باید تا حد امکان روی کارهایی تمرکز کند که به تصمیم‌گیری، رشد و مزیت رقابتی مربوط هستند.
کارهای تکراری را خودکار کنید
برخی فعالیت‌ها نه نیاز به انجام دستی دارند و نه الزاماً باید به شخص دیگری سپرده شوند. می‌توانند خودکار شوند.
ارسال پیام‌های مشخص و تکراری.
یادآوری جلسات و فعالیت‌ها.
تهیه گزارش‌های دوره‌ای.
زمان‌بندی و انتشار محتوا.
فرآیندهای تکراری مالی.
اتوماسیون می‌تواند زمان زیادی آزاد کند تا روی فعالیت‌های ارزشمندتر تمرکز کنید.
قانون «دو دقیقه» را امتحان کنید
اگر کاری کمتر از چند دقیقه طول می‌کشد، ممکن است بتوانید همان لحظه انجامش دهید.
- ارسال یک فایل
- تأیید یک درخواست
- پاسخ کوتاه
- ثبت یک یادداشت
اما مراقب باشید این قانون باعث نشود دائماً کار اصلی خود را قطع کنید.
اگر در وسط کار عمیق هستید، حتی یک کار دو دقیقه‌ای می‌تواند تمرکز شما را از بین ببرد.
بنابراین قانون را متناسب با شرایط استفاده کنید.
فهرست کارها را بیش از حد طولانی نکنید
یک لیست ۵۰تایی ممکن است بیشتر از اینکه کمک کند، استرس ایجاد کند.
این کار به ذهن شما کمک می‌کند بداند الان دقیقاً باید روی چه چیزی تمرکز کند.
از تقویم استفاده کنید، نه فقط To-Do List
نوشتن: «نوشتن مقاله» با تعیین زمان: «۹ تا ۱۰:۳۰، نوشتن مقاله» تفاوت زیادی دارد.
برای مثال:
۱۱:۰۰–۱۱:۳۰ → ایمیل
۱۲:۰۰–۱۳:۰۰ → جلسه
۱۵:۰۰–۱۶:۰۰ → فروش
هر هفته یک مرور داشته باشید
در پایان هفته ۳۰ دقیقه وقت بگذارید.
- چه کارهایی نتیجه خوبی داشتند؟
- چه کارهایی وقت زیادی گرفتند؟
- چه چیزی باید حذف شود؟
- چه چیزی باید واگذار شود؟
- هفته آینده مهم‌ترین هدف چیست؟
این مرور کمک می‌کند به جای اینکه فقط مشغول بمانید، بهتر کار کردن را یاد بگیرید.
قانون ۸۰/۲۰ را فراموش نکنید
همه فعالیت‌ها ارزش یکسانی ندارند. ممکن است ۲۰٪ فعالیت‌ها بیشترین نتیجه را ایجاد کنند.
هنگام برنامه‌ریزی زمان، به دنبال فعالیت‌های پربازده باشید.
کدام کار کوچک می‌تواند نتیجه بزرگی ایجاد کند؟
این سؤال ساده می‌تواند به شما کمک کند زمان خود را روی فعالیت‌های ارزشمندتر متمرکز کنید.
حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید
محیط کار روی بهره‌وری تأثیر زیادی دارد. اگر هنگام کار مرتب نوتیفیکیشن، پیام، تماس، شبکه اجتماعی و ایمیل دریافت کنید، تمرکز دشوار می‌شود.
اعلان‌های غیرضروری را خاموش کنید.
گوشی را دور از دسترس قرار دهید.
شبکه‌های اجتماعی را زمان‌بندی کنید.
حتی می‌توانید برای مدت مشخص:
گاهی بهترین ابزار بهره‌وری، یک دکمه ساده «مزاحم نشوید» است!
استراحت بخشی از بهره‌وری است
کار بیشتر همیشه به معنی نتیجه بیشتر نیست.
اگر ساعت‌ها بدون استراحت کار کنید، احتمالاً تمرکز و کیفیت تصمیم‌گیری کاهش پیدا می‌کند.
بین دوره‌های تمرکز، استراحت کوتاه داشته باشید. از میز بلند شوید. کمی حرکت کنید. آب بنوشید. چند دقیقه از صفحه نمایش فاصله بگیرید.
هدف این است که وقتی کار می‌کنید، با کیفیت کار کنید.
یک برنامه روزانه پیشنهادی برای کارآفرین
شروع روز
- بررسی برنامه روز
- تعیین سه اولویت اصلی
کار عمیق
- مهم‌ترین وظیفه روز
- بدون پیام و اعلان
ارتباطات
- ایمیل
- جلسات
- فروش
اجرا
- پروژه‌ها
- پیگیری مشتریان
- کارهای اجرایی
یک تمرین ۱۵ دقیقه‌ای برای همین امروز
یک کاغذ بردارید و سه ستون ایجاد کنید:
حالا تمام کارهای روزانه خود را در این جدول قرار دهید.
نتیجه متوسط → زمان‌بندی
نتیجه بالا → انجام
نتیجه پایین → حذف
نتیجه بالا → انجام
نتیجه پایین → واگذاری
احتمالاً متوجه می‌شوید بخشی از زمان شما صرف کارهایی می‌شود که ارزش بسیار کمی دارند.
۵ قانون ساده برای مدیریت زمان بهتر
کارهای مهم‌تر را انجام دهید.
هر روز سه هدف اصلی داشته باشید.
برای تمرکز زمان رزرو کنید.
کارهای کم‌ارزش را کاهش دهید.
هر هفته عملکرد خود را بررسی کنید.
مشغول بودن را با بهره‌وری اشتباه نگیرید
مدیریت زمان به معنی پر کردن تمام ساعات روز با کار نیست.
اگر تمام روز مشغول باشید اما روی اهداف اصلی کسب‌وکار حرکت نکنید، در واقع بهره‌وری بالایی ندارید.
بهره‌وری واقعی یعنی تمرکز بیشتر روی کارهای مهم، حذف کارهای کم‌ارزش، واگذاری کارهای قابل واگذاری و استفاده هوشمندانه از ابزارها.
هر هفته از خودتان بپرسید:
اگر پاسخ این سؤال را پیدا کنید، مدیریت زمان شما از «انجام دادن کارهای بیشتر» به انجام دادن کارهای درست تغییر می‌کند.
پرسش‌های متداول
بهترین روش مدیریت زمان برای کارآفرینان چیست؟
یک روش واحد برای همه وجود ندارد، اما تعیین اولویت‌های روزانه، زمان‌بندی کارهای مهم، حذف حواس‌پرتی و مرور هفتگی از روش‌های مؤثر هستند.
چطور بهره‌وری خود را افزایش دهیم؟
به جای تلاش برای انجام کارهای بیشتر، روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را روی اهداف شما دارند و کارهای کم‌ارزش را حذف یا واگذار کنید.
کار عمیق چیست؟
کار عمیق به دوره‌ای از تمرکز بدون حواس‌پرتی روی یک وظیفه مهم گفته می‌شود؛ مانند نوشتن، برنامه‌ریزی، تحلیل یا حل مسئله.
چطور از اتلاف زمان جلوگیری کنیم؟
مهم‌ترین عوامل اتلاف زمان را شناسایی کنید؛ سپس با زمان‌بندی، محدود کردن اعلان‌ها، کاهش جلسات غیرضروری، واگذاری وظایف و خودکارسازی فرآیندهای تکراری آن‌ها را کاهش دهید.
